Activiteiten Continu Verbeteren

Home
Activiteiten Continu Verbeteren

Continu Verbeteren door het inzetten van verschillende methodes

Binnen Cyklop proberen we onze organisatie continu te verbeteren. We kijken kritisch naar onze processen, geven elkaar opbouwende feedback en richten onze bedrijfsvoering zo optimaal mogelijk in. Voor onze medewerkers worden meerdere (Lean)methodes ingezet waar we als CV-team onze input uithalen. Door de feedback die uit deze activiteiten komt kunnen wij onze processen, cultuur en bedrijfsvoering blijven verbeteren. Hieronder vind je een aantal methodes die wij inzetten. Met al deze punten samen hopen we de medewerkers voldoende podium te geven om zich te kunnen uiten en betrokken te blijven bij de organisatie.

PEOPLE SESSIES

Het doel van de people-sessie is om de directe feedback van de medewerker op te halen om dit vervolgens bij het managementteam terug te leggen. Binnen de people-sessies staat de mening en visie van de medewerkers centraal. Aan de hand van stellingen, die voortkomen uit actuele vraagstukken, wordt de mening gevraagd met de ‘petje op, petje af’ methode. Wij gebruiken rode en groene smileys in plaats van petjes, om zo het gesprek op gang te brengen. Vervolgens is er de ruimte om toelichting te geven op een punt of om de discussie aan te gaan. De informatie wordt op afdelingsniveau genotuleerd en vervolgens per kwartaal gebundeld tot één anoniem geheel zodat niet is te herleiden wie wat heeft gezegd. De informatie wordt doorgezet naar het managementteam die hier vervolgens hun acties uit laat voortkomen. De stellingen worden per half jaar gewijzigd zodat er variatie en continuïteit in de ontwikkeling zit. De medewerkerssessies zijn verplicht en iedereen komt aan bod. Inmiddels zitten we in de fase dat mensen meer zich uitspreken in de medewerkerssessie en dat er steeds meer veranderingen worden doorgevoerd!

Medewerkerslunches

De medewerkerslunche is ontstaan vanuit een vraag van de medewerkers. Onze collega’s gaven aan dat ze de verbinding met het managementteam misten en wilde graag in een vrije setting spreken met het MT om zo de visie, missie en standpunten te delen. Dit is vormgegeven in een lunch die eens per twee maand wordt gehouden. Medewerkers kunnen zichzelf via hun leidinggevende opgeven en er is minimaal één managementteam lid aanwezig voor het beantwoorden van vragen.  Daarnaast is er natuurlijk ook ruimte om even gezellig met elkaar te praten, zonder dat het over werk gaat.

OVERKOEPELEND OVERLEG (OO)

Het doel van de OO is om kort cyclisch met elkaar sturen op de jaardoelen en verbinding behouden en creëren binnen de afdelingen. Met een sterk groeiende organisatie en daarmee meer mensen en meer teams begonnen afdelingen uit elkaar te lopen. Uitdagingen welke bij afdeling 1 liggen kunnen ook voordelen bieden voor afdeling 2. Afdeling 3 heeft vervolgens weer een verbeterpunt voor afdeling 1.

De jaardoelen zijn gecategoriseerd aan de hand van de drie pijlers Medewerkers, Omzet en Klant. Door in gesprek te gaan met elkaar aan de hand van de jaardoelen worden eens per 3 weken de pijlers besproken. Vanuit iedere afdeling zit één afgevaardigde die bekent is met de status van de doelen binnen zijn afdeling. De status van de doelen wordt bepaald aan de hand van een groene (het loopt), oranje (er is vertraging) of rode kleur (het stagneert). De bespreking wordt gestart met een compliment en vervolgens wordt er middels de KATA-methodiek gekeken naar de rode en oranje doelen op één van de drie pijlers. Aan het eind worden de belangrijkste groene bollen aangehaald waar een iedere medewerker weer energie van krijgt.   

Continu Verbeteren Hulplijn

In lijn met de OO is de hulplijn geboren. Iedere week zitten twee Continu Verbeterteam leden klaar om vragen van de collega’s te beantwoorden en te sparen over de voortgang rond de doelen. Het spreekuur is voor iedereen die iets wil verbeteren binnen zijn werkplek, afdeling of bedrijfsbreed. Eén van de vergaderzalen, de Sassenpoort, is speciaal voor Continu Verbeteren ingericht en daarmee ook het ‘hoofdkantoor’ van het team. Hier kan iedereen binnenlopen om zijn of haar vragen, dilemma’s of problemen voor te leggen.

SPEEDDATES

Door kort cyclische overleggen tussen de diverse afdelingen worden kleine verbeteringen doorgevoerd. Eén klik extra bij afdeling 1 kan afdeling 2, bijvoorbeeld, 15 minuten werk besparen! Tijdens deze speeddates komen we er achter waar deze kleine verbeteringen mogelijk zijn. De speeddate duurt maximaal 30 minuten waarbij beide afdelingen voorbereid het gesprek in gaan. Van de twee afdelingen zijn de kartrekkers aanwezig en vanuit het Continu Verbeterteam is er een gespreksleider. Een vaste structuur in de speeddate zorgt voor effectief overleg en met de beknopte besprekingen wordt een open cultuur behouden en wordt er geluisterd naar elkaar om te leren en verbeteren.

Continu Verbeteren (CV) Basistraining

Omdat we het belangrijk vinden dat medewerkers blijven ontwikkelen en dat het Continu Verbeteren in ons DNA komt en blijft, zijn wij enige tijd terug gestart met de CV Basistraining. Door een leuke, theoretische en praktijk gerelateerde casus worden onze collega’s meegenomen door de basisbeginselen van Continu Verbeteren/LEAN. De dag bestaat uit zowel theorie als praktijk om de verbinding te houden met alle medewerkers. Als afsluiting volgt er een examen en iedereen die hiervoor slaagt ontvangt een certificaat. We zien CV dan ook niet als een methodiek maar als een manier van werken. Met gezond boerenverstand is een hele hoop al te verklaren maar CV biedt daarin nog meer handvatten.  

WORKSHOPS

Zoals al eerder aangegeven zijn medewerkers één van de belangrijke pijlers binnen onze organisatie. Er worden vrijblijvende workshops georganiseerd, veelal via Teams (flexibel deelnemen én de mogelijkheid om terug te kijken), waarin bepaalde thema’s worden behandeld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan thema’s als tijdsmanagement, feedback geven en focus op ergonomisch werken. Medewerkers kunnen ook zelf nieuwe thema’s aandragen of vanuit het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) of actuele ontwikkelingen worden de thema’s voor de workshops ingebracht. Deelname is vrijblijvend maar over het algemeen is toch ruim 1/3 van de organisatie aanwezig. De workshop wordt altijd opgeslagen zodat deze later opnieuw kunnen worden bekeken.

Werkvloeren

Om als management, en onderling, verbinding te behouden met de werkvloer wordt er vanuit het management van Cyklop en ook door medewerkers één keer per kwartaal meegekeken met een medewerker van een andere afdeling. Met een frisse blik worden processen bekeken en wordt er geleerd over de gang van zaken binnen de organisatie en op een specifieke afdeling. Daarnaast is het natuurlijk ook interessant en gezellig om bij een andere afdeling te kijken. Voor het management is dit een verplichte activiteit geworden en voor de medewerkers is dit een vrije mogelijkheid. Uiteindelijk zijn zo alweer diverse verbeteringen naar voren gekomen waar de organisatie weer mee verder kan.

VALUE STREAM MAPPING (VSM)

VSM staat voor Value Stream Mapping, en het wordt gebruikt om te kijken waar in een proces eventuele verbeteringen zitten. In een VSM wordt gekeken naar het daadwerkelijke proces op een afdeling. Het proces wordt tot processtapniveau uitgekleed met de betrokken teamleden. Vanuit de blootlegging van vertragingen en verspillingen wordt het verbeterpotentieel inzichtelijk gemaakt. Vervolgens worden de grondoorzaken van de desbetreffende knelpunten achterhaald en worden verbeterideeën bedacht. Na implementatie van de verbeterstappen wordt de voortgang geëvalueerd en later ook geborgd en worden nieuw punten weer opgepakt. Vaak is dit een afdelingsaangelegenheid met daarbij support van andere afdelingen of collega’s. Vanuit het Continu Verbeterteam staat vaak één teamleider als begeleider voor de groep. Dit om structuur aan te brengen, voortgang te borgen en verzanding te voorkomen.  

Palletsessies

Binnen een groeiende organisatie is het belangrijk om informatie te delen. Collega’s willen weten hoe de organisatie ervoor staat en waar Cyklop staat qua ontwikkeling. Het management licht dit toe op onze palletsessies. In een beknopte presentatie wordt eens per kwartaal de voortgang van de organisatie weergegeven. Cijfers worden toegelicht en iedere keer staat een andere thema centraal. Tijdens kwartaal 2 en 4 wordt dit ook nog gecombineerd met een gezellige borrel waarmee de vakantie wordt ingeluid.

INTRODUCTIE NIEUWE MEDEWERKERS

Cyklop groeit en dat betekent dat er nieuwe collega’s bij komen! Om te zorgen dat iedereen bekend wordt met het bedrijf, de cultuur en de (werk)processen en systemen wordt eens per twee maanden een presentatie gegeven voor de nieuwe medewerkers van Cyklop. Hierin staat de werkwijze van Cyklop centraal en wordt er verbinding gelegd tussen de nieuwe medewerkers. Daarnaast wordt er informatie gegeven over de Personeelsvereniging, het Continu Verbeterteam en andere belangrijke zaken.